Annoncer une nouvelle difficile et reconnaître l’incertitude

Faire preuve de tact n’empêche pas de donner une information claire

Vous avez promis à une connaissance de participer à une réunion de famille, mais vous savez maintenant que vous n’irez pas. Dire « On verra, il y aura peut-être un imprévu » semble plus doux, mais laisse l’autre prévoir que vous pourriez venir. Il vaut mieux annoncer votre décision et reconnaître ses conséquences : « Je ne viendrai pas samedi. Je suis désolé de changer mes plans, je sais que tu prépares le repas en fonction du nombre de personnes. »

Distinguez les faits confirmés, les incertitudes et les prochaines étapes. Pour une commande professionnelle, le fait établi peut être que la date initiale ne sera pas respectée. Vous ne savez peut-être pas encore quand le fournisseur aura terminé la pièce de remplacement. La prochaine étape peut être de communiquer une mise à jour à un moment précis. Ne confondez pas la promesse de donner le résultat de vos vérifications avec la promesse que le problème sera réglé à ce moment-là.

Expliquez la raison de façon appropriée et honnête. Chaque situation ne nécessite pas de révéler des détails privés. Mais ne les remplacez pas par une excuse inventée. Si vous avez commis une erreur, reconnaissez-la sans rejeter la responsabilité sur quelqu’un d’autre. Si vous ne connaissez pas encore la cause, distinguez clairement votre hypothèse de ce qui est confirmé.

Après l’annonce, laissez à l’autre le temps de réagir et de poser des questions. Un ton attentionné n’empêche pas la déception et ne garantit pas que l’annonce sera acceptée immédiatement. Vous pouvez examiner les options possibles ou une manière raisonnable de réparer la situation, mais ne faites pas de promesse uniquement pour mettre fin à un moment pénible. Si vous vous êtes engagé à fournir une information complémentaire, faites-le au moment convenu, même si l’incertitude persiste.