Expliquer clairement, sans digressions inutiles

Votre interlocuteur a besoin de savoir où vous voulez en venir

Imaginez ce message : « Hier, j’ai parlé au fournisseur, puis j’ai regardé le stock, et une demande client est arrivée aussi. » Votre interlocuteur connaît la succession des événements, mais ne sait pas encore ce qu’il faut en conclure. Voici une entrée en matière plus claire : « Nous devons choisir un matériau de remplacement aujourd’hui, car le matériau initial n’arrivera pas à temps. » Les détails pourront ensuite préciser le problème.

Pour vous guider, suivez cet ordre : idée principale, raison, exemple concret, prochaine étape. Si le sujet est complexe, vous pouvez ajouter une contrainte importante. Par exemple, le matériau de remplacement permet de respecter le délai, mais sa finition est différente. Omettre cette différence raccourcirait le message au détriment d’une décision bien éclairée.

Le CDC Clear Communication Index recommande qu’un support comporte un message principal clair et une consigne compréhensible. Cet outil a été conçu pour la communication en santé. Ici, nous utilisons son principe comme aide pour structurer un message ; cela ne prouve pas que la même structure résoudra toutes les conversations personnelles.

Expliquez un terme technique s’il est nécessaire à la compréhension. Si vous parlez de réduire le taux d’erreur, précisez quelles erreurs vous voulez éviter et comment vous le saurez. Un exemple doit éclairer une affirmation, pas s’y substituer. Après avoir exposé votre message principal, laissez la place aux questions. Si votre interlocuteur a besoin d’un autre détail, répondez-y ; inutile de dérouler mécaniquement toute votre explication préparée.