Définir ses priorités, c’est aussi savoir renoncer

Tout ne peut pas être prioritaire

Le matin, vous ouvrez votre liste de tâches et chacune vous semble urgente. Sans comparer les conséquences, vous risquez de passer la journée à traiter les demandes de la dernière personne qui vous a contacté. Pourtant, ce n’est pas la force d’une notification qui détermine les priorités. Il faut décider de ce qui compte le plus et de ce qui peut attendre.

Pour chaque tâche importante, examinez trois éléments : les conséquences si elle n’est pas réalisée, sa véritable échéance et les personnes dont le travail dépend du résultat. La tâche la plus importante n’est pas forcément celle qui paraît la plus urgente. Par exemple, une brève confirmation à un collègue peut débloquer son travail, tandis que votre propre analyse détaillée peut attendre un peu.

Choisissez un résultat principal pour la journée et prévoyez un nombre raisonnable d’autres tâches. Ne planifiez pas chaque minute : les imprévus sont courants. Si une nouvelle demande arrive, demandez-vous : « Que faut-il décaler si cette demande devient prioritaire ? »

Une priorité n’est pas immuable. En cas de problème urgent chez un client, il peut être judicieux de modifier l’ordre des tâches. Il faut toutefois savoir ce qui sera repoussé. Si vous ajoutez simplement une tâche sans modifier le programme initial, vous prenez un engagement implicite.

Certaines tâches sont indispensables, même si elles n’aboutissent pas à un résultat séduisant : les contrôles de sécurité, la maintenance ou le fait de prendre soin des autres. Il faut les intégrer aux décisions.

À mettre en pratique : Demain, choisissez le résultat principal de votre journée et décidez consciemment de deux choses qui peuvent attendre. Si une nouvelle urgence survient, réévaluez tout votre programme, et pas seulement sa fin.