Ne planifiez plus vos journées à ras bord

Un programme sans marge se dérègle au premier imprévu

Si vous remplissez chaque minute de votre agenda, vous partez du principe que rien ne prendra plus de temps que prévu et que personne ne vous interrompra. Votre journée peut sembler parfaitement organisée sur le papier, mais elle ne tient généralement pas compte des incertitudes habituelles, des déplacements ni des demandes imprévues.

Pour estimer la durée d’une tâche, repensez à une tâche similaire réalisée auparavant. Comptez aussi le temps de préparation, de vérification et de transmission, pas seulement celui de la réalisation. Si vous n’avez pas d’expérience, indiquez que vous n’êtes pas certain et donnez une fourchette ou une première estimation que vous affinerez après avoir commencé.

Prévoir une marge ne signifie pas que vous pouvez traîner. Cette marge permet de faire face aux incertitudes courantes. Son ampleur dépend du type de travail : certaines tâches sont bien connues, d’autres impliquent de nombreuses dépendances incertaines.

Imaginez que vous prépariez une offre importante. Le calcul en lui-même prendra deux heures, mais vous devez aussi vérifier les frais de livraison et attendre une approbation. Si vous ne tenez pas compte de ces étapes, le délai annoncé ne sera pas fiable. Distinguez le travail que vous pouvez réaliser vous-même de l’attente d’une réponse extérieure.

Si le programme change, n’essayez pas automatiquement de tout rattraper le soir. Réévaluez les délais et informez les personnes qui dépendent de votre travail des conséquences. Une estimation précise communiquée tôt vaut mieux que des excuses présentées trop tard.

À mettre en pratique : Pour votre prochaine tâche importante, notez votre estimation, les dépendances incertaines et la marge prévue. Une fois la tâche terminée, comparez le programme à la réalité et cherchez ce que vous n’aviez pas anticipé.